Tra i soggetti coinvolti in un progetto, gli stakeholders sono quelli che rivestono un ruolo fondamentale. I termini inglesi che compongono la parola stakeholders indicano i detentori, o portatori (dal verbo to hold) di interesse (stake, appunto).
Le diverse tipologie di stakeholders in un progetto
Individuare chi sono gli stakeholders in un progetto è un’operazione che contribuisce a determinarne la buona riuscita, in particolare durante la fase dell’esecuzione finale e nei momenti successivi .
Nell’ambito di un progetto, secondo l’ampia letteratura sul project management, sono considerati stakeholders tutti i soggetti direttamente o indirettamente interessati alla realizzazione di un progetto e ai suoi effetti.
I soggetti coinvolti sono, in base alle situazioni, persone fisiche oppure persone giuridiche; in quest’ultimo caso, la loro struttura può essere, a sua volta, pubblica oppure privata.
Il ruolo degli stakeholders nel progetto
L’influenza degli stakeholders all’interno di un progetto è, di norma, di entità differente, in base al potere di ciascun soggetto interessato.
Occorre sottolineare, inoltre, che non tutti gli stakeholders esercitano necessariamente un impatto positivo ai fini della realizzazione di una realtà progettuale, sia perché i loro interessi potrebbero non esserne integralmente soddisfatti, o anche per ragioni legate alla presenza di altri stakeholders, che presentano finalità opposte.
Da ciò si evince che l’individuazione e, in ultima analisi, l’incontro degli interessi degli stakeholders da parte del Project Manager non sempre è un’attività lineare e determinabile a priori.
Al contrario, omettere o sottostimare una corretta e tempestiva identificazione di tutti i soggetti coinvolti da un progetto potrebbe comprometterne non solo l’esecuzione, ma addirittura l’inizio.
Le diverse tipologie di stakeholders: panoramica generale
Da un punto di vista prettamente tecnico, gli stakeholders possono essere sia all’interno che all’esterno della realtà organizzativa.
La prima categoria comprende quella parte dell’organico aziendale che, in quanto direttamente coinvolta dal successo del progetto, è in grado di trarne benefici diretti; per questo motivo, sono proprio gli stakeholders interni il motore e l’energia vitale del piano progettuale.
Gli utilizzatori interni sono identificati nei seguenti soggetti:
- il Project Manager;
- lo sponsor del progetto;
- il team dedicato alla delineazione del progetto;
- il management aziendale;
- i dipartimenti interni di supporto, identificati ad esempio nell’ufficio amministrativo, legale e finanziario;
- i responsabili interni del controllo di qualità e gli auditors aziendali.
Per quanto riguarda gli stakeholders esterni alla realtà specifica aziendale, invece, sono inclusi in questa categoria tutti i soggetti i quali, sia in via diretta che indiretta, sono coinvolti nei risultati del progetto e nei suoi eventuali effetti nel tempo.
Gli stakeholders esterni più importanti sono i seguenti:
- i clienti dell’azienda;
- i fornitori;
- i consulenti che, a vario titolo, prestano la loro attività in favore dell’azienda, per cui collaborano all’esterno;
- coloro che appartengono alla sfera degli utilizzatori finali dei beni o servizi che rappresentano lo scopo del progetto;
- Enti governativi e, in generale, le pubbliche amministrazioni;
- istituti finanziari, in particolare le banche.
La funzione del Project Manager nella gestione degli stakeholders
Come già accennato, il ruolo del Project Manager nell’individuazione degli stakeholders del progetto, sia interni che esterni, risulta fondamentale per la sua efficacia.
In particolare, tra le attività più rilevanti del PM figura la classificazione degli utilizzatori del progetto.
Il Project Manager è chiamato anche a predisporre gli strumenti di comunicazione più adeguati per ottenere la massima efficienza da parte dei membri del team deputati alla realizzazione del progetto.
I criteri di classificazione degli stakeholders
Uno dei criteri di classificazione degli stakeholders più utilizzati dai Project Manager è lo schema cosiddetto a matrice e che, di solito, si fonda su due variabili, espresse da altrettanti assi, le quali indicano due concetti fondamentali nella catalogazione degli stakeholders: potere ed interesse.
Il potere è l’entità dell’influenza che un determinato stakeholder detiene sul progetto, considerandone le varie fasi (impostazione, esecuzione e risultati).
L’interesse attiene, invece, al grado di influenza che il progetto svolge sull’attività del soggetto interessato, per quanto riguarda la sua sfera di business e con particolare riferimento ad obiettivi attesi e risultati ottenuti.
É utile sottolineare come, nel processo di mappatura degli stakeholders mediante il grafico a matrici, spesso i soggetti interessati al progetto compaiono in entrambi gli assi, potere e interesse; viceversa può accadere anche il contrario, ossia che alcune categorie di stakeholders non figurino in nessun gruppo.
In base alla complessità generale del progetto, è compito del Project Manager classificare e gestire correttamente ruoli e funzioni, come anche gli obiettivi attesi e le operazioni connesse a ogni step.
