Smart obiettivo: di cosa si tratta e come impostarlo al meglio

Definire gli obiettivi è una tra le fasi di progetto più importanti.

Gli obiettivi ti servono per sapere quale strada percorrere e valutare il grado di successo del tuo progetto. In questo articolo, scopriremo come impostare al meglio i tuoi obiettivi tramite il metodo SMART.

Cosa sono gli SMART obiettivi

Gli SMART obiettivi sono traguardi di progetto, le cui caratteristiche garantiscono l’effettivo raggiungimento.

La tecnica di definizione SMART da la possibilità di rendere un obiettivo chiaro, significativo e soprattutto raggiungibile. Questi fattori contribuiscono pertanto a mantenere alta la motivazione delle risorse, durante le fasi di progetto.

Cosa vuol dire obiettivo SMART?

Per capire cosa sono gli obiettivi SMART e come impostarli al meglio, è necessario partire dal significato significato dell’acronimo S.M.A.R.T. .

“SMART” sta per: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound.

In italiano potremmo tradurre con:

Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Realistico, Definito nel Tempo.

Specifico (Specific)

Gli obiettivi per essere specifici devono essere ben focalizzati su qualcosa di specifico.

Se sono troppo vaghi o ampi, gli obiettivi possono diventare difficili da raggiungere e di sicuro diventano difficili da misurare.

Ricorda che definire gli obiettivi del tuo progetto non serve solo e chiarirne le finalità ma anche a misurarne l’andamento e il successo finale.

Esempio obiettivo specifico: Entro Dicembre tutti i dipendenti dell’azienda XYZ devono aver completato i corsi obbligatori sulla formazione generale – accordo stato regioni.
Esempio obiettivo non specifico: tutta l’azienda deve fare il corso sulla sicurezza

Misurabile (Measurable)

Gli obiettivi misurabili devono essere definiti in modo da poter essere quantificati.

Se puoi misurare e comparare delle informazioni, vuol dire che sei nella condizione di poter capire se l’obiettivo sul quale si sta lavorando, è in linea con i requisiti definiti.

Esempio obiettivo misurabile: Negoziare con il fornitore, un abbassamento del 30% dei costi di manutenzione, rispetto la prima offerta proposta.
Esempio obiettivo non misurabile: Avere un prezzo inferiore.

Raggiungibile (Achievable/Agreed)

Un obiettivo diventa raggiungibile se puoi veramente concretizzarlo.

Capita frequentemente infatti di sentire persone che si pongono obiettivi effettivamente troppo difficili da raggiungere. Spessissimo, la scelta di obiettivi troppo ambiziosi determina il fallimento del progetto in partenza.

Se ti fissi il raggiungimento di obiettivi reali, potrai mantenere alta la motivazione dei tuoi collaboratori e di tutti gli stakeholders coinvolti.

Esempio di Obiettivo raggiungibile: Portare il traffico organico del sito aziendale, da 1300 utenti/mese a 2000 utenti/mese, entro fine anno venturo.
Esempio di Obiettivo non/difficilmente raggiungibile: Portare il traffico organico del sito aziendale, da 1300 utenti/mese a 30000 utenti/mese entro fine mese.

Realistico e rilevante (Realistic)

Un obiettivo rilevante è inteso come vantaggioso in di costi benefici.

Esempio obiettivo rilevante: Voglio acquisire la certificazione avanzata di Project Management per certificare e aumentare le mie competenze, al fine di progredire nell’ambito professionale.

Definito nel tempo (Time-bound)

Un obiettivo temporizzabile ha una collocazione ben definita nel tempo.

L’indicazione temporale può essere definita tramite una scadenza, delle tappe intermedie durante lo sviluppo del progetto, o una certa frequenza nella rilevazione dei KPI.

Esempio obiettivo definito nel tempo: Voglio chiudere la fase di collaudo del prototipo nella seconda settimana di Marzo.
Esempio obiettivo non definito nel tempo: Voglio chiudere la fase di collaudo il prima possibile.

Come si imposta un obiettivo SMART

Come si imposta un obiettivo specifico, misurabile, raggiungibile, realistico e definito nel tempo?

1. Per far sì che il tuo obiettivo sia Specifico, chiediti qual è lo scopo concreto del tuo progetto?
   Cerca di scendere nel dettaglio di come si raggiunge lo scopo finale: piuttosto che impostare un obiettivo vago come “aumentare il profitto aziendale”, individua obiettivi più specifici come, ad esempio, “aumentare le vendite degli abbonamenti mensili online”.
   
   
2. Imposta obiettivi che possano essere considerati parametri Misurabili. Piuttosto che “aumentare le vendite di…”, scegli un obiettivo del tipo: “aumentare il fatturato delle vendite degli abbonamenti mensili online del 100%).
   
   
3. Se gli obiettivi devono essere Raggiungibili, va da sé che quel 100% (che vorrebbe dire raddoppiare le vendite) è utopistico; ma “aumentare il fatturato del 10%” è un obiettivo raggiungibile e pertanto SMART;
   
   
4. Quando imposti gli obiettivi, fermati a pensare che gli obiettivi che hai in mente sono quelli giusti per il tuo progetto (e viceversa). Se ti occupi di marketing tradizionale (quello con volantini e carta stampata), per esempio, ha senso puntare ad aumentare le vendite di un prodotto online?
   
   
5. Definisci i tuoi obiettivi nel tempo per renderli SMART. Per concludere con il nostro esempio, quindi, completeremo il nostro SMART obiettivo in questo modo: “aumentare il fatturato sugli abbonamenti online del 10% entro sei mesi”.

Errori da evitare nella pianificazione degli smart obiettivi

Scegliere obiettivi non realistici

Questo è uno degli errori più comuni. Quando si presenta un progetto, si tende ad essere molto ambiziosi in modo da convincere collaboratori, superiori e stakeholders.

Purtroppo, però, questo è un grave errore che può determinare, come accennato, il fallimento del progetto in partenza.

Scegliere obiettivi difficili da misurare

Quando individui un obiettivo Misurabile, devi anche capire come misurarlo.

Un obiettivo come “convincere gli investitori ad avere fiducia nella crescita della tua start up” diventa difficile da misurare. Piuttosto, chiediti cosa vuoi ottenere: più investitori in modo da diversificare? Semplicemente, maggiori investimenti? Contare il numero degli investitori, o fare la somma delle quote investite.

Come controllare gli obiettivi

Gli obiettivi non servono solo a impostare il progetto, servono anche a capire se e come il progetto sta funzionando.

Una volta impostati, occorre effettuare un monitoraggio continuo – o almeno periodico.

Non è consigliato controllare gli obiettivi solo alla fine. Pensa alle fasi del tuo progetto come se avessero una struttura circolare: in questo ci viene in aiuto il ciclo di Deming.

Questo metodo di gestione dei progetti individua quattro fasi iterative:

1. Pianificare: è la fase di pianificazione del progetto nella quale si individuano gli obiettivi SMART e gli step necessari a raggiungerli.
   
   
2. Fare: Si inizia a mettere in pratica quegli step che si sono individuati. Questa può essere considerata una fase di test.
   
   
3. Controllare: si misura l’efficacia degli step implementati misurando il livello di raggiungimento degli obiettivi.
   Ci sono diversi metodi per effettuare un monitoraggio efficace degli obiettivi: uno dei più efficaci è il diagramma di Gantt che offre una visione completa di tutte le fasi del progetto, degli obiettivi, e del livello di raggiungimento degli stessi.
   
   
4. Agire: il piano può essere attuato.
   Al termine della quarta fase, hai portato la tua condizione ad un nuovo standard. Questo nuovo standard è il punto di partenza con cui ritorni alla fase 1, e individui nuovi obiettivi SMART e i metodi per realizzarli, passi a una fase di test e controllo e così via.

Il ciclo di deming è utile anche perchè può essere considerato una forma mentis che ti aiuta a non concepire la successione delle fasi di un progetto come un qualcosa di lineare, ma come una struttura circolare – in cui ogni punto di arrivo è il punto di partenza per un nuovo progetto – e dinamica.