Presentazione progetto: Come renderla un successo

Potresti aver avuto un’idea innovativa e funzionale per le esigenze di un’azienda ma se non riesci a presentarla in maniera adeguata potresti non ottenere il risultato sperato. La presentazione di progetto è insomma una delle fasi di un progetto e per questo devi porre massima attenzione e rispettare alcune semplici regole applicabili e utili a prescindere dal contesto.

L’importanza di una buona presentazione progetto

Per effettuare una buona presentazione di un progetto devi utilizzare gli strumenti adeguati per comunicare in maniera chiara ed esaustiva i concetti principali. Ovviamente alla base è necessario aver avuto una buona idea, altrimenti anche un’eccellente presentazione potrebbe rivelarsi inutile.

Vediamo nel dettaglio, dunque, tutte le varie fasi preparatorie per un’ottima presentazione del tuo progetto.

Fase 1 – Individua il target

È fondamentale, per sviluppare una buona presentazione, conoscere il target di persone a cui ti dovrai rivolgere.

Devi contestualizzare la presentazione anche perché un conto è rivolgerti ad una serie di manager che aspettano delucidazioni magari sul lancio di un nuovo prodotto sul mercato e un altro è interloquire con amici e coetanei per pianificare un possibile progetto di investimento.

Devi quindi dedicare un po’ del tuo tempo allo studio delle persone che saranno presenti alla presentazione del progetto individuando così l’approccio più adatto per realizzare le slide e come inserire i concetti.

Fase 2 – Progetta la tua Storyboard di progetto

Metti ordine mentalmente a tutto quello che dovrai esporre cercando di individuare una sequenza logica di tutti gli argomenti.

Sviluppa inizialmente tutto su carta, sarai più agile e rapido a scaricare le idee e riordinarle.

Di seguito trovi le regole d’oro sul quale lavorare per preparare una Storyboard di progetto efficace:

1. Definisci i bisogni e le necessità iniziali che hanno portato alla creazione del progetto.
2. Descrivi l’ambito in cui si deve operare per soddisfare i bisogni/necessità selezionati.
3. Indica le caratteristiche fondamentali del progetto : Obiettivi e target a cui è rivolto il progetto.
4. A questo punto elenca e descrivi le fasi del progetto previste.
5. Specifica qual è il valore generato grazie a questo progetto:  metti in evidenza gli aspetti innovativi e i vantaggi delle soluzioni preventivate rispetto alle altre non perseguite.
6. Descrivi se previsto, i costi e ricavi del progetto.

Fase 3 – Personalizza la grafica

Dopo aver completato il progetto su carta puoi iniziare a preparare le tue slide attraverso gli strumenti maggiormente utilizzati come: Presentazioni di Google, Powerpoint o canva.com, a seconda delle tue esigenze.

L’approccio che solitamente si fa in questo genere di situazione è quello di scegliere un template di presentazione tra quelli già precaricati sul programma. Questo atteggiamento potrebbe essere controproducente perché se la tua presentazione è piuttosto simile a tante altre soprattutto dal punto di vista grafico, finirà per non conquistare l’attenzione che merita apparendo piatta.

Seppure dovrai dedicare maggior tempo, è più professionale creare da zero un tuo formato personalizzato con tonalità e caratteri differenti dal consueto.

Il consiglio è quello di scegliere colori e contrasti in linea con le caratteristiche del pubblico che dovrà ascoltare e valutare la presentazione.

Le slide

Le slide vengono riconosciute come lo strumento più efficace per presentare in maniera adeguata un progetto. Se ben congeniate e sviluppate, le slide riescono a sintetizzare in maniera proficua tutti i punti essenziali del tuo progetto e permettono alle persone che ti ascoltano di capire le potenzialità di quello che stai proponendo.

Un concetto per slide

Spesso si tende a strafare nella realizzazione delle slide di una presentazione ma a pagare è soprattutto l’ordine e la chiarezza dei concetti.
Per ottenere questo genere di risultato devi inserire un solo concetto per slide.

In questo modo darai la giusta importanza a ogni aspetto della tua presentazione evitando, soprattutto, di scrivere frasi lunghissime.
Molto meglio scegliere pochi concetti, corti ma fondamentali. In questo puoi farti aiutare dalle immagini e prendere spunto da piattaforme come Slideshare.

Immagini appropriate

É fondamentale scegliere le giuste immagini da inserire in una slide non tanto per decorare e rendere esteticamente stuzzicante la tua presentazione, ma per far arrivare in maniera ancora più diretta il concetto.

A conferma di quanto sia importante la scelta delle immagini, chiediti se quando segui una presentazione di un’altra persona la prima cosa che guardi sono le immagini oppure le frasi scritte.

Per scaricare gratuitamente immagini d’impatto puoi affidarti a pixabay.com o unsplash.com.

Fase 4 – Prepara l’esposizione

L’ultima fase è quella dell’esposizione della presentazione.
Anche in questo caso non cercare di strafare piuttosto attieniti a uno schema ben definito e semplice e vedrai che il risultato finale sarà quello cercato.

In particolare, vai sempre dritto al nocciolo della questione ed evita di utilizzare delle forme passive durante il discorso. Inoltre, tra un concetto e l’altro, cerca di utilizzare degli esempi concreti.

Lavora sul Public Speaking

Per poter rendere la tua presentazione di progetto un successo, oltre che preparare al meglio il materiale, è necessario che venga presentato in modo efficace.

Infatti, se vuoi catturare l’attenzione dei tuoi ascoltatori e vuoi trasmettere al meglio il tuo messaggio, devi saper mettere in atto delle tecniche di Public Speaking, che ti permetteranno di centrare a l’obbiettivo.

Ti consiglio un libro dello scrittore e insegnante statunitense Dale Carnegie (promotore di numerosi corsi sullo sviluppo personale, vendita, leadership, corporate training, relazioni interpersonali, etc).

Ecco il link al suo libro:  “Come parlare in pubblico e convincere gli altri“.

Infine, al termine della tua presentazione, cerca una condivisione con i tuoi ascoltatori proponendo loro l’opportunità di fare domande e considerazioni sul progetto.