La matrice SWOT è uno strumento di pianificazione strategica, applicato come metodologia per effettuare scelte finalizzate al raggiungimento di un obiettivo nell’ambito di una organizzazione, di un programma o di un progetto.
L’analisi SWOT aiuta a mettere in pratica efficienti strategie di project management, basandosi sull’osservazione di una serie di fattori interni ed esterni e sul loro potenziale impatto ai fini dell’obiettivo che si vuole raggiungere.
Anche la corretta identificazione di tutti gli stakeholder potenzialmente interessati e impattati costituisce un requisito fondamentale per il successo del progetto. Essi infatti possono operare a favore o contro la buona il progetto o gli obiettivi prefissati.
Com’è composta la matrice SWOT
La matrice segue uno schema 2×2 : nella prima riga vengono elencati i cosiddetti fattori interni, ossia quegli aspetti che sono intrinseci all’organizzazione stessa e da essa controllabili e modificabili.
Nella seconda riga vengono invece elencati i fattori esterni, che sono invece imprevedibili e fuori dal controllo dell’organizzazione. Pertanto, le variabili esterne non sono modificabili a priori, ma potranno essere sfruttate a vantaggio dell’organizzazione nel caso si tratti di elementi favorevoli, mentre andranno tenute sotto controllo qualora rappresentino un rischio.
Leggendo infatti lo schema in verticale, avremo elencati nella prima colonna i fattori positivi (sia interni che esterni) e nella seconda colonna i fattori negativi.
Quindi ricapitolando, i quattro tasselli di cui si compone la matrice SWOT sono:
1 – Strenghts : punti di forza interni all’organizzazione. Per individuarli basta rispondere a queste domande:
Quali sono le nostre competenze?
Qual è il nostro fattore differenziante?
Quali risorse budget abbiamo a disposizione?
Cosa facciamo meglio degli altri?
2 – Weaknesses: punti di debolezza interni all’organizzazione
Che ostacoli abbiamo nella generazione dei deliverable?
In cosa non siamo particolarmente bravi?
Quali svantaggi ha il nostro team di lavoro?
In cosa dobbiamo migliorare?
3 – Opportunities : fattori esterni che possono rappresentare un vantaggio
Come assumere risorse in modo vantaggioso?
Quali nuove opportunità dai partner sono emerse?
Quali sono gli andamenti normativi che potrebbero favorirci nelle attività?
Ci sono novità sul mercato che possono aiutarci o velocizzarci?
4 – Threats: fattori esterni che possono divenire una minaccia per il business
I nostri fornitori non sono affidabili?
Il costo materiale di approvvigionamento è in aumento?
Usiamo le risorse molto più velocemente di come abbiamo programmato?
Si prevedono cambiamenti normativi che impediscono il corretto svolgimento delle attività?
Ovviamente, la buona riuscita dell’analisi consiste nel saper utilizzare correttamente questa matrice e quindi, oltre a essere in grado di definire tutti gli elementi che la compongono, riuscire a effettuare anche una lettura incrociata della griglia, tenendo conto di tutte le possibili variabili.
La pianificazione strategica
Come già anticipato, lo strumento dell’analisi SWOT rientra nel processo di pianificazione strategica delle organizzazioni, mirato a raggiungere un determinato obiettivo.
Pianificare il contesto da la possibilità di capire come approcciare al progetto, avere un’idea delle modalità di gestione da attuare e quale risultato sarà da produrre.
Perché è importante pianificare?
La pianificazione di una strategia permette di mettere in campo delle decisioni che avranno un impatto nel lungo periodo, e che permetteranno di calcolare i costi e i profitti ricavabili da un dato progetto e stimare l’andamento della situazione.
Inoltre, durante la fase di pianificazione vengono analizzati anche i possibili scenari di rischio (risk management), organizzando in maniera oculata i possibili piani di gestione e risoluzione delle problematiche.
Vantaggi dell’analisi SWOT per il processo di pianificazione strategica
I vantaggi di utilizzare questa metodologia di analisi per rendere efficace la pianificazione aziendale possono essere riassunti in tre punti fondamentali:
– osservazione e raccolta dei dati per rendere più fruibili le informazioni da valutare
– confronto continuo tra fattori interni ed esterni al fine di migliorare l’efficacia della strategia
– raggiungimento di un maggiore consenso sulle strategie quando entrano in campo tutte le parti coinvolte nell’intervento
Nel mettere in luce i propri punti di forza, si riesce a capire quali possono essere le opportunità da cogliere e sfruttare a proprio vantaggio, e quali possono essere invece le minacce che devono essere arginate e gestite in modo da trasformarle in elementi positivi.
A primo impatto sembrerebbe semplice costruire la matrice SWOT, ma in realtà è richiesta una buona capacità di osservazione, soprattutto per quanto riguarda la raccolta dei fattori interni, sia positivi che negativi.
Qualche esempio di punti di forza (strenghts) può essere riassunto come: disponibilità di materie prime, accesso a dati e informazioni, possesso di tecnologie e competenze avanzate, la solidità finanziaria, il buon posizionamento geografico, l’accesso privilegiato a canali di comunicazione esclusivi o anche la presenza di un bacino di clienti già fidelizzato al brand o all’azienda.
Svantaggi nell’utilizzo dell’analisi SWOT
Come già detto, se non si dispone di una buona capacità di osservare e inserire all’interno della matrice tutti gli elementi fondamentali a effettuare una corretta valutazione, si corre il rischio di generare una pianificazione errata, secondo una visione troppo semplicistica della realtà, che non tiene conto del reale livello di complessità circostante.
Per evitare questo, l’analisi SWOT richiede la partecipazione di più risorse, per osservare la situazione dalle diverse angolazioni possibili ed evitare il rischio di distacco tra il piano teorico e quello prettamente operativo.
Inoltre, la collaborazione tra elementi che si occupino di aree differenti, permette di mantenere in equilibrio tutti i punti di forza, evitando che l’analisi sia costruita a vantaggio di un’area soggettiva del progetto piuttosto che della sua interezza.
Analisi PEST
L’analisi PEST è un efficace metodo di valutazione delle variabili esterne (opportunità e minacce), basato sui trend che provengono dalla società, e che possiamo catalogare in quattro elementi fondamentali riassunti nell’acronimo PEST: Politici, Economici, Sociali e Tecnologici.
Queste macroaree giocano un ruolo fondamentale nella società e sono fattori estremamente dinamici che ogni giorno possono causare la variazione degli equilibri aziendali e mettere a dura prova il perseguimento degli obiettivi preposti.
Per questo è importante eseguire in fase di pianificazione, un attento studio delle variabili che riguardano questi settori, cercando di prevederne un possibile andamento nel tempo, e adeguare già di conseguenza le risposte del progetto a tutte le possibili evenienze.
Ho preparato per te un esempio di matrice SWOT da poter scaricare liberamente. La trovi nella pagina dedicata al download delle risorse da scaricare.
