Le Lessons Learned sono una risorsa preziosa per l’azienda, ma molti ne trascurano l’importanza o – addirittura – ne ignorano il significato.
Lessons learned significa “lezioni apprese”. In ambito di project management ci riferiamo a tutto quel bagaglio di conoscenze che l’azienda ha accumulato nel corso degli anni.
È importante che il team che lavora a un progetto possa attingere a questo bagaglio di conoscenze, in modo da non ripetere gli stessi errori che sono stati fatti in passato, ripetere le strategie che hanno funzionato, trovare soluzioni ai problemi in modo più rapido, e così via…
Ma perché le lessons learned siano disponibili per i progetti futuri, occorre individuare un metodo per “conservare l’esperienza” accumulata durante lo svolgimento di un progetto.
Come vedremo, non si tratta di individuare una fase ulteriore nello svolgimento dei tuoi progetti, ma si svolgere l’attività di formalizzazione delle lesson learned in maniera integrata e parallela allo svolgimento del progetto stesso.
Ricorda inoltre che all’interno di un’azienda, le risorse che hai a disposizione in termini di conoscenze apprese non sono sole le tue, ma anche quelle del tuo team e – soprattutto – l’intera esperienza che l’azienda stessa ha maturato nel corso degli anni.
Cosa sono le Lessons Learned?
Tutti noi facciamo costantemente riferimento all’esperienza che abbiamo maturato nel corso degli anni.
Se sei un project manager, o fai parte di un team, di sicuro – nel tuo lavoro – farai costantemente riferimento alle lezioni che hai appreso durante i progetti a cui hai lavorato in passato: se hai commesso degli errori, cercherai di evitarli; se una strategia per risolvere un problema ha funzionato, cercherai di ripeterla.
Le lessons learned costituiscono una sorta di bagaglio di esperienze accumulato dall’azienda stessa. Ma da cosa è costituito questo bagaglio di conoscenze, e come di fa a conservarlo?
Qual è la conoscenza che si conserva con le Lessons Learned?
Gli errori che si commettono nel corso di un progetto fanno sicuramente parte delle Lessons Learned in modo che non siano ripetuti in futuro. Ma anche tutto ciò che ha funzionato, tutto ciò che è stato migliorato, e così via.
L’intero bagaglio di esperienza accumulato nel corso del progetto fa parte delle lessons learned.
Conservare l’esperienza: formalizzare le Lessons Learned
Il bagaglio di conoscenza che costituisce le Lessons Learned all’interno del Project Management non può essere affidato alla memoria del team, del capo progetto, o alla memoria storica dell’azienda.
Al contrario, per conservare l’esperienza del progetto dovrai formalizzare le Lessons Learned. In questo modo si realizza il passaggio da conoscenza individuale a conoscenza organizzativa.
Come saprai, un progetto si costituisce sempre di più fasi.
In quale momento, allora, è necessario inserire la formalizzazione delle lesson learned. E come si identificano e formalizzano? Scopriamolo nel paragrafo successivo
Identificare le lessons learned
Le lessons learned possono riguardare diverse aree del progetto: dalla gestione dei rapporti con il cliente ai costi, dai problemi riscontrati alla loro risoluzione, dalla qualità ottenuto al tempo impiegato in ciascun processo. Questo bagaglio di conoscenze, deve essere classificato e archiviato, in modo da essere consultabile da qualsiasi membro dell’azienda, anche da chi non ha fatto parte del progetto in cui quelle lessons learned sono state maturate.
Per rendere più efficiente l’identificazione delle lesson learned, puoi individuare alcune aree di indagine. E in particolare:
- Processi e metodi: in raccogli i metodi e i processi che hai utilizzato per il tuo progetto, insieme ai problemi riscontrati, le soluzioni trovate, le modifiche effettuate al metodo (e la ragione di quelle modifiche).
- Rischi: quali circostanze impreviste si sono verificate nel corso del progetto? E come sono state affrontate? Queste informazioni costituiscono preziose lessons learned.
- Ruoli: in ogni progetto i ruoli vengono distribuiti e assegnati all’interno del team. E’ importante monitorare l’efficacia dell’assegnazione dei ruoli, della comunicazione del capo progetto e di quella all’interno del team.
- Stakeholder: questo è l’aspetto più complesso da monitorare. Stakeholder identifica tutte le persone influenzate dal progetto. Dovrai quindi monitorare se queste persone sono state identificate correttamente e se le loro aspettative sono state comprese.
Quando raccogliere le informazioni sulle lessons learned
Molti raccolgono le lesson learned solo in fase di chiusura del progetto. È una scelta, però, piuttosto ingenua.
È importante che tu raccolga le lesson learned in corso di progetto, in ogni sua fase, per analizzare costantemente quello che stai facendo, capire dove sbagli, e cosa invece funziona.
Questa è la conoscenza che sarà alla base delle lessons learned per i futuri progetti, anche quelli non guidati dallo stesso capo progetto, ma anche per il progetto stesso al quale stai lavorando.
La raccolta delle lesson learned non è una fase distinta dalle fasi di progetto che conosci: è una costante che corre parallela a tutto il project management.
Il processo di formalizzazione
Il processo di formalizzazione delle lesson learned è strutturato. Questo non significa che sia complicato: al contrario, la struttura serve proprio a semplificarlo e renderlo parte integrante dello sviluppo del progetto stesso.
E’ necessario, quindi, mettere a disposizione del tuo team un metodo condiviso per la redazione e l’archiviazione delle lesson learned. Dovrai quindi specificare come scriverle, ma anche chi sarà – all’interno del team – il responsabile della redazione.
Le Lesson Learned si archiviano in un documento formale che contiene, almeno, i seguenti dati:
- Data
- Area monitorata (performance del sito, difetti della merce venduta, efficienza di una database…)
- Responsabile
- Raccolta dati che elenca i problemi riscontrati, le soluzioni proposte e l’efficacia delle soluzioni.
Uno dei metodi più utilizzati per la raccolta dati è quello del survey: il responsabile risponde a domande precompilate periodicamente (in forma scritta).
In questo modo, i parametri stabiliti vengono monitorati con un metodo obiettivo, ripetibile, consultabile e paragonabile.
Un altro metodo molto efficace è il cosiddetto diario delle operazioni: il responsabile redige ogni settimana (o a ritmi diversi) una nota in cui mette in evidenza gli errori, le soluzioni, le sfide affrontate dal team.
Lessons Learned: conclusioni
Le lessons learned sono un vero e proprio strumento a disposizione dei project manager e dell’azienda.
Non commettere l’errore di trascurarle per mancanza di tempo.
Ottimizza il tuo processo di acquisizione delle lesson learned in modo che non risulti ostico, portalo avanti per tutta la durata del progetto, e dai importanza all’archiviazione e alla conservazione delle informazioni.
Non dimenticare, infine, che oltre a conservare l’esperienza, puoi anche consultare le lessons learned già conservate in azienda per ottimizzare il progetto a cui stai lavorando.
Le lessons learned, sono una preziosa risorsa!
