Kick-off meeting: Cos’è e a cosa serve

All’interno di un’azienda è consuetudine operare per progetti, che coinvolgono diversi team e prevedono il raggiungimento di obiettivi entro dei termini prefissati.

Quando un progetto è stato approvato, è il momento di passare alla fase operativa e stabilire in un incontro preliminare le linee guida, l’assegnazione degli incarichi e delineare un piano d’azione. La prima riunione operativa, viene definita kick-off meeting (KOM) ed è uno dei passaggi fondamentali per specificare i diversi ruoli e assegnare compiti e responsabilità a ogni partecipante al progetto.

Se hai un progetto da realizzare e vuoi conoscere nel dettaglio cos’è e a cosa serve il kick-off meeting, continua a leggere per saperne di più!

Kick-off meeting: cos’è

Quando si parla di Kick-off meeting ci si riferisce alla prima riunione di avvio progetto. Questo incontro deve essere organizzato a prescindere dal numero di partecipanti al progetto, dalla complessità o dalle dimensioni dell’azienda, difatti può coinvolgere anche solo due o tre persone, ma è un incontro necessario per definire gli obiettivi e le strategie da adottare. Per organizzare un kick-off meeting che sia produttivo e utile per i soggetti interessati, devono essere affrontati e discussi i seguenti argomenti:
– allineamento;
– scopo o obiettivi;
– ruoli e responsabilità;
– pianificazione del progetto;
– individuazione dei tempi di realizzazione delle diverse fasi progettuali.
L’elenco che ti ho fornito è solo un punto di partenza, ma può essere ampliato e integrato con altri temi che consideri fondamentali per la buona riuscita del progetto.

La figura centrale della riunione di avvio progetto è il project manager, che assegnerà i diversi ruoli e responsabilità e stabilirà l’agenda kick off meeting, considerando anche eventuali vincoli o scadenze.

A cosa serve il kick-off meeting

Il kick-off meeting è un incontro determinante, che può influire sui progressi e sulla realizzazione di tale progetto, perché in questa riunione operativa sono coinvolti tutti i partecipanti, che possono attivamente richiedere informazioni o palesare dubbi, riguardo le diverse fasi operative.

L’obiettivo del kick-off meeting è il confronto tra project manager, membri del team e stakeholders, per stabilire la tabella di marcia e pianificare nel dettaglio le fasi successive.

Per far fronte alle restrizioni sanitarie dovute alla pandemia o se si coinvolgono partecipanti provenienti da diverse aree geografiche, è bene usare la tecnologia per connettere tutti i partecipanti e organizzare un kick-off agile, tramite videoconferenza o call di gruppo.

Al termine della riunione di avvio progetto si è soliti redigere e approvare un documento, il project charter, una scheda dettagliata dove si specificano gli obiettivi, i ruoli e le responsabilità, i risultati attesi e si indicano anche i tempi e i costi per la realizzazione.

In generale, il kick-off meeting (KOM) può essere anche l’occasione per determinare la motivazione e l’impegno dei partecipanti, quindi è davvero il calcio di inizio per dare slancio al nuovo progetto.

Come si svolge il kick-off meeting

Innanzitutto, il kick off meeting deve essere organizzato dal project manager, che si occupa di invitare gli altri soggetti interessati, stabilendo l’orario e il luogo dell’incontro e se necessario attivando anche gli strumenti necessari per un meeting da remoto.

Il KOM può durare alcune ore, ma anche diversi giorni, dipende sempre dalla complessità del progetto e dal numero di partecipanti, quindi non sempre è possibile stabilire in anticipo la durata della riunione.

Il project manager inizia la riunione descrivendo gli obiettivi e le finalità del progetto, evidenziando l’importanza di alcune fasi operative e soprattutto si focalizza sulle motivazioni che devono avere tutti i partecipanti per ottenere i risultati prefissati.

Se all’inizio della riunione è stata fatta un’introduzione o una presentazione formale dei partecipanti, il project manager può passare al secondo punto del KOM: l’assegnazione dei ruoli e delle responsabilità; tali incarichi devono essere assegnati in base alle competenze del team e soprattutto devono essere ben specificati, per evitare eventuali problemi o dissapori.

Il fulcro centrale del kick off meeting consiste nella pianificazione del progetto: il project manager illustra complessivamente le diverse fasi operative e stabilisce con precisione l’agenda dei lavori, pianificando anche i prossimi incontri con il team.

L’agenda kick-off meeting permette ai partecipanti di conoscere in anticipo i tempi necessari per realizzare le diverse fasi del progetto, considerando anche le scadenze da rispettare.

Per un’analisi completa e dettagliata, durante la riunione di avvio, vengono illustrati anche i rischi o i problemi che possono presentarsi nelle fasi successive, per cercare in anticipo soluzioni ad hoc per superare tali ostacoli.

L’ultima parte del kick-off meeting è dedicata al confronto tra il project manager e il team e si analizzano i dubbi dei partecipanti, riguardo le responsabilità, i rischi e anche i tempi di realizzazione.

Il confronto durante la riunione è fondamentale per eliminare qualsiasi dubbio o perplessità dei soggetti coinvoltiche  che dovranno concludere l’incontro, sicuri di sapere nel dettaglio quali sono le loro mansioni e responsabilità.

Al termine del KOM, il project manager si occupa di redigere e presentare all’organizzazione aziendale il project charter e si dà formale avvio all’esecuzione del progetto.