L’evoluzione del project management ha ampliato e approfondito il concetto di successo di un progetto.
Infatti, non si può parlare di obiettivi, senza tenere in considerazione le risorse impiegate per il raggiungimento dei risultati.
Quando si valuta i criteri di successo di un progetto, dovresti porti queste domande: Quale sarà il valore del progetto?
Quante risorse dovremo impiegare per ottenere gli obiettivi?
In altre parole, l’attenzione viene posta sul valore del progetto e in termini tecnici questo parametro viene definito: business case.
Business case: definizione
Il business case definisce il valore che un progetto apporta all’organizzazione.
Quando pensi a un progetto e cerchi di stimarne il successo o l’andamento, sarai sicuramente portato a pensare al risultato: soddisferà effettivamente i bisogni previsti? Lo farà nei tempi previsti? Il ROI – ritorno di investimento – rispetterà le aspettative?
Generalmente questi argomenti vengono trattati e approfonditi dallo Sponsor, prima di assegnare il progetto al Project Manager.
Tuttavia, in molte realtà aziendali, entrambi i ruoli tendono a essere ricoperti dalla stessa persona.
É bene quindi approfondire l’argomento, per capire quali sono gli elementi da considerare e dedurre il reale valore del progetto, prima di avviarlo tramite il kick-off meeting.
Un progetto senza business case?
Per comprendere l’importanza del business case, osserviamo cosa può succedere quando non lo si prende in considerazione.
Un progetto senza business case si focalizza sul risultato. Tutte le fasi del progetto saranno quindi mirate alla ricerca della soluzione di un problema e nella messa in atto della soluzione.
Al termine del progetto, avrai raggiunto i risultati previsti, ma nessuno si sarà interrogato sul valore che quei risultati possono avere per l’organizzazione.
Il progetto sarà considerato di successo anche con un consumo smoderato di risorse.
Inoltre non avendo ben definito quali sono gli obiettivi da raggiungere, il rischio di avviare un progetto poco efficace è alto.
Business case esempio: Dove applicarlo
Immaginiamo di entrare in una realtà aziendale in cui si necessita di introdurre la digitalizzazione di processi aziendali relativi all’archiviazione e alla ricerca di documenti.
Ipotizziamo che la trasformazione dei processi manuali farà risparmiare 30.200€ euro di costo del lavoro in 5 anni.
L’ottimizzazione dei passaggi mestiere potenzialmente possono liberare il personale di attività di basso valore per un totale di 95 ore/anno (6000€).
Il costo della trasformazione, fornitura strumenti e servizi del fornitore si aggira intorno ai 15.000€ in 5 anni. I costi dei dispositivi attuali utilizzati per la gestione dei processi manuali è pari a 8.000 in 5 anni.
I contenuti del Business Case: le basi
Dissezioniamo ora il business case per capire quali punti tenere in considerazione in fase di elaborazione e presentazione.
Reale bisogno
Rifletti sul contesto e sulle motivazioni alla base del progetto: perché l’azienda/ufficio ha richiesto questo progetto specifico?
Succede spesso di dover far fronte a richieste sul quale è bene non lavorare direttamente. Infatti queste richieste potrebbero avere un problema alla radice da dover risolvere.
Concentrarsi sulla causa piuttosto che sull’effetto è sempre vantaggioso.
Opportunità
Da ogni problema o necessità potrebbe nascere un’opportunità di miglioramento per l’azienda.
É di fondamentale importanza infatti, riflettere ed individuare delle soluzioni che possono portare benefici all’organizzazione, partendo da problemi/criticità da affrontare.
Esempio:
- La società in questione potrà risparmiare 95 ore/anno a ufficio attraverso l’introduzione della digitalizzazione dei sistemi di archiviazione.
- Possibilità di integrazione con i flussi di firma digitale
Opzioni
Per ogni problema esistono soluzioni diverse. Perché, di fronte a un problema (quello individuato nella fase 1) l’azienda ha optato per questa soluzione? Quali altre opzioni c’erano a disposizione e perché è stata scelta proprio questa?
Benefici e svantaggi
I benefici sono costituiti dal valore che il progetto deve apportare all’azienda. Gli svantaggi sono gli aspetti negativi e non voluti che il progetto deve cercare di minimizzare.
In questa fase devi tenere conto di:
- i benefici aspettati (identificali in termini quantitativi e misurabili). Es:
- Tempi di ricerca documentazione ridotta (6h mese/ persona): circa 550€/mese
- Possibilità di archiviazione/ ricerca da remoto (Risparmio su carta stampata, toner, spedizioni, etc)
- i tempi entro i quali i benefici devono essere realizzati;
- i range entro i quali il risultato è considerato un beneficio (per esempio: una ROI maggiore del 150% e PayBackPeriod minore 5 anni);
- Elabora un Benefits Review Plan, un documento nel quale vengono identificati i benefici attesi e realizzati e i parametri che abbiamo appena citato. Può far parte del project charter, oppure affiancarlo.
Tempistiche e costi
Come saprai, ogni progetto deve individuare anche le risorse che intende impiegare, in termini di budget e tempo. Lo stesso vale quando si riflette sul valore e sui benefici attesti: individua il budget e il tempo necessari per la realizzazione dei benefici,
Rischi e opportunità
Individua e comunica quali sono i maggiori rischi collegati alla realizzazione del progetto, ma anche quali sono le possibili opportunità da sfruttare.
Conclusioni
Il business case non è accessorio alla realizzazione di un progetto. Al contrario, ne costituisce il cuore. Sviluppare un business case solido ti aiuterà a condividere con il tuo team non solo gli obiettivi che state perseguendo, ma anche l’importanza intrinseca che il progetto in questione ha per l’azienda.
