Si tratta di uno strumento utile per misurare l’assegnazione delle responsabilità in relazione alle attività per le quali queste sono responsabili.
Grazie alla matrice Raci tutte le persone coinvolte in un progetto potranno conoscere quali sono i loro compiti.
Tale tabella, difatti, aiuta a svolgere l’intero lavoro più disciplinatamente e ordinatamente. Essa si rende necessaria soprattutto in quegli ambienti di lavoro che sono troppo caotici e disordinati, ma può essere impiegata senza troppe difficoltà anche in progetti di piccole dimensioni.
A occuparsi della creazione della tabella Raci è il Project Manager del team. Egli individua i ruoli e le responsabilità, assegnando i compiti da svolgere. Tutti i dettagli vengono successivamente inseriti proprio nella tabella Raci. Quest’ultima è pubblica e può essere consultata da tutti i componenti del team di lavoro.
Non solo: tale tabella può essere utile anche per il coordinamento del lavoro di più team e persino di più aziende. Essa può essere estesa a un grande numero di partecipanti.
Alcune volte, invece di tabella Raci si sente dire il termine matrice Raci. Non si tratta di un concetto differente: sono dei sinonimi.
Tabella Raci: quali informazioni riporta?
Oltre alle indicazioni sui lavori da fare, tale tabella riporta anche i ruoli di coloro che partecipano alle attività.
Per esempio, sulla tabella si possono trovare le informazioni relative al Responsabile dell’approvazione dell’attività (in inglese questo ruolo viene chiamato Accountable). Si tratta della figura professionale chiamata ad approvare il lavoro che gli altri devono svolgere. Generalmente è un professionista di livello elevato, in grado di gestire l’assegnazione dei ruoli al proprio team.
A questi si aggiungono i Responsabili: parliamo di persone che dovranno compiere il lavoro a loro affidato.
Nella matrice di responsabilità Raci vengono inserite anche le cosiddette Persone consultate: sono quelle che i Responsabili contattano per avere delle informazioni utili al fine dello svolgimento del lavoro. In un certo senso sono dei Consultanti, il cui compito è di rendere il lavoro dei Responsabili quanto più preciso e fluido possibile.
Infine spiccano gli Informed, ovvero le Persone informate. Queste non vengono coinvolte in modo attivo nel progetto, ma richiedono comunque di essere informate a proposito dello stesso. Essi valutano la progressione del progetto e possono suggerire delle modifiche per migliorare il risultato finale.
Per ogni ruolo la tabella riporta una serie d’informazioni, come il nome, il cognome, il compito da svolgere e così via. Tali informazioni devono essere riportate meticolosamente, in modo da non creare ulteriore confusione.
Come creare una Matrice Raci?
Creare la matrice di assegnazione delle responsabilità non è così difficile come si potrebbe credere a una prima vista. Certo, bisogna possedere delle competenze adatte, ma in generale la creazione della tabella non richiede né un dispendio troppo grande di tempo, né un alto dispendio di energie.
1) S’inizia la creazione della WBS (Work Breakdown Structure) contenente tutti i processi che bisogna svolgere.
2) Nella parte superiore della tabella occorre fare un elenco delle persone che saranno coinvolte nel progetto.
Non bisogna dimenticarsi né i processi, né le persone, altrimenti si rischia di rendere la tabella Raci incompleta.
3) Adesso occorre assegnare i ruoli a tutte le persone coinvolte. I ruoli sono 4, come chiarito prima. Questi devono essere suddivisi in maniera tale da avere la figura che ha approvato l’attività, i responsabili del progetto, quelli informati e i consultanti. In questo modo tutti potranno avere le idee chiare a proposito di ciò che devono fare.
4) A questo punto, per ogni attività dovrebbe esserci solo un Responsabile. Non ne servono molti per evitare che si crei confusione a proposito di chi deve svolgere l’attività.
Di contro, se ci sono più responsabili, si può prendere in considerazione l’idea di suddividere un’attività in varie micro-attività. Ogni riga della matrice Raci, deve avere un solo responsabile per evitare che l’attività possa restare inevasa.
Ora la matrice di assegnazione delle responsabilità è pronta, ma il lavoro non è ancora terminato del tutto.
Spiegare la matrice
Dopo aver creato la tabella è solitamente necessario fare un brief di spiegazione della stessa. La tabella dev’essere compresa da tutti.
Se qualcosa non fosse chiaro, sarebbe necessario intervenire con delle spiegazioni. In generale, il brief sulla tabella Raci non è molto lungo. Vengono poste un paio di domande sui compiti da svolgere, si chiariscono i punti dubbi e si forniscono le precisazioni.
Successivamente, ognuno inizia a fare l’attività che gli è stata assegnata nella tabella Raci. Qualora anche dopo il brief vi fossero delle incomprensioni o inesattezze, i Responsabili del progetto potrebbero comunque rivolgersi ai Consultanti.
Questi, a causa del loro ruolo, dovrebbero aiutare i Responsabili nell’esecuzione del lavoro fornendo le informazioni di cui questi potrebbero aver bisogno.
Tabella Raci: per cos’altro usarla?
Tale strumento può essere impiegato anche per modellare i processi basilari all’interno di un’azienda. Può servire non solo come uno strumento utile per raggiungere uno scopo, ma anche per la semplice modellazione del processo. Per esempio, si possono introdurre delle sequenze fra le varie attività e incrociarle con i responsabili del processo. In questo modo si punta a creare il diagramma di flusso delle varie procedure che bisogna osservare.
Tuttavia, la matrice di responsabilità ha anche degli aspetti negativi. Per esempio, la modellazione così creata non tiene mai conto della tecnologia e delle applicazioni utilizzate per lo scambio delle informazioni.
Da non dimenticarsi nemmeno della versione “nuova” della matrice Raci, chiamata Raci-VS.
Quest’ultima è una versione estesa rispetto a quella di base e si addice meglio alle organizzazioni più complesse prevedendo 2 ruoli extra, tra cui il Verificatore (chiamato a verificare che il risultato del progetto abbia una qualità accettabile) e il Firmatore (in inglese Signatory, chiamato ad approvare la decisione del Verificatore dopo un ulteriore controllo).
Se vuoi avere approfondimenti riguardo la Tabella Raci o più in generale su alcuni passaggi del Project Management, ti consiglio di leggere il libro rilasciato dall’Istituto Italiano di Project Management® (ISIPM).
Ecco il link al Libro : Guida ai temi ed ai processi di project management. Conoscenze avanzate e abilità per la gestione dei progetti
Ho preparato inoltre per te un esempio di tabella RACI da poter scaricare liberamente. La trovi nella pagina dedicata al download delle risorse da scaricare.
