Ti sei mai trovato in difficoltà nell’organizzare la tua giornata di lavoro, nella scelta dei compiti da delegare, o in generale nello stabilire le priorità nell’ambito di un progetto? Ti sei mai sentito sopraffatto dall’ammontare delle cose da fare?
Cos’è la matrice di Eisenhower e su cosa di basa?
La matrice Eisenhower è uno strumento che permette di stabilire le priorità con grande efficacia in ogni ambito del project management.
Permette di strutturare le attività e i compiti da svolgere sulla base della loro importanza e urgenza.
É uno strumento che aiuta nella gestione del tempo e delle priorità, come saprai, fondamentali skill di project management.
Il nome “matrice Eisenhower” deriva dalla persona che ha creato questo metodo e che lo utilizzava quotidianamente: il Presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower.
“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”
Presidente degli Stati Uniti Dwight Eisenhower
Come funziona il metodo Eisenhower?
Per utilizzare il metodo Eisenhower occorre disegnare – con qualsiasi strumento, anche carta e penna – una matrice di 4 quadranti. Ad ogni quadrante va poi assegnata una definizione, come segue:
- Importante ed urgente
- Non importante ma urgente
- Non urgente ma importante
- Non importante e non urgente
A questo punto, l’analisi Eisenhower consiste nell’inserire le attività da svolgere in uno dei quattro quadranti. In questo modo, ti sarà chiaro a quale compito dedicarti per primo e in prima persona, quali compiti puoi delegare ad altre figure, e quali possono essere svolti senza particolare urgenza.
Come decidere in quale quadrante inserire ciascuna attività?
Il quadrante numero uno è anche definito il “do quadrant”, il quadrante delle cose da fare. Qui vanno inseriti gli incarichi che richiedono la tua massima attenzione con urgenza.
Queste sono le attività che hanno la massima priorità e di cui dovresti occuparti in prima persona; dedica a questi compiti le prime ore della giornata, non solo perché sono cose urgenti ma anche per sfruttare i più alti livelli di energia e concentrazione.
Le attività da inserire in questo quadrante sono quelle che richiedono attenzione immediata ma non sono importanti come quelle del primo quadrante. Puoi quindi permetterti di delegare ad altre persone questi incarichi, a patto che siano in grado di occuparsene in tempi brevi.
Le attività in questo quadrante sono importanti ma non è necessario che te ne occupi subito. Gli incarichi importanti ma che non hanno una scadenza immediata vanno quindi inseriti qui. Questi sono i compiti da programmare in modo che gli venga dedicato tempo in abbondanza, ma in un momento in cui non sei distratto da cose che hanno maggiore urgenza ( e quindi priorità).
Qui finiscono i compiti non importanti e non urgenti. Quando ti senti sopraffatto o quando si avvicina una scadenza e devi iniziare a semplificare il tuo workflow, devi attingere da questo quadrante per capire a quale incarico rinunciare. Tra le attività non importanti e non urgenti vanno a finire, infatti, soltanto quelle cose che, anche se eliminate, non intaccano la qualità del tuo progetto.
Quali sono i vantaggi e svantaggi della matrice di Eisenhower
L’unico svantaggio che si può individuare nell’utilizzo del metodo Eisenhower sta nella difficoltà di stabilire le priorità a priori. Quando inizi ad utilizzare la matrice, ti accorgi infatti che non sempre è facile e automatico stabilire quali sono i compiti da svolgere con urgenza, o quali sono urgenti ma possono essere delegati. Questo limite tuttavia si supera con l’esperienza: dopo un po’ che usi il metodo Eisenhower, assegnare le attività a ciascun quadrante risulterà più facile.
Vantaggi del metodo Eisenhower
I vantaggi della matrice di Eisenhower sono molto più numerosi e possiamo riassumerli come segue:
La matrice ti aiuta a non perdere il controllo sulle cose da fare e da dire (se la usi durante una presentazione). Oltre ad allontanare il rischio di burnout, essere in controllo significa poter organizzare il lavoro – il tuo e quello del tuo team – in modo più efficace, ottimizzando risorse e tempo a disposizione.
Imparare a delegare è una delle skill più difficili da apprendere per i project manager. Eppure è uno dei tanti segreti del successo. Con la matrice di Eisenhower capire cosa può essere delegato ad altri diventa molto più facile.
Per quanto potente ed efficace, il metodo Eisenhower è anche estremamente semplice. Una volta che ti è familiare non hai neanche bisogno di disegnare i quattro quadranti: ti basta riflettere sull’importanza e l’urgenza delle attività per stabilire una priorità e dare immediata organizzazione al tuo tempo (o quello degli altri).
La matrice di Eisenhower può essere utilizzata in ogni fase del progetto.Dalla strutturazione del progetto alla divisione dei compiti, dall’elaborazione del project charter alla suddivisione dei compiti, fino addirittura alla tua to-do list quotidiana, il metodo Eisenhower è uno strumento di gestione del tempo efficace e facile da utilizzare e condividere.
Esempio d’uso della Matrice Eisenhower
La matrice di Eisenhower può essere utilizzata in tanti contesti e business case e non solo per strutturare la to-do list della tua giornata, o i compiti da assegnare al tuo team.
Puoi usare la matrice di Eisenhower, per esempio, per strutturare una presentazione di progetto. Se hai un tempo determinato a tua disposizione, puoi benissimo comprendere quanto sia importante stabilire quali sono le cose importanti e urgenti da dire, le cose importanti ma che puoi comunicare in un secondo momento, e le cose alle quali- se dovesse scadere il tempo – puoi anche rinunciare senza che la tua presentazione perda di efficacia.
Ho preparato un esempio pratico di matrice di Eisenhower che puoi scaricare gratuitamente. Se vuoi dargli un’occhiata, puoi scaricarlo dalla pagina delle risorse da scaricare.
