Quali sono le skill project management essenziali per un project manager di successo? Prima di tutto bisogna precisare che queste si distinguono in hard skills, soft skills, e traits.
Le hard skills sono le competenze tecniche proprie di una attività specifica.
Le soft skills possono essere invece definite come le “competenze trasversali” che non sono propriamente legate all’attività svolta, ma che sono comunque fondamentali per lo svolgimento dell’attività.
Per traits, infine, intendiamo le qualità personali che possono andare a vantaggio di una determinata attività.
Hard skills
Capacità di pianificazione
Il project planning è la fase del project management che consiste nel definire gli obiettivi del progetto, analizzare le risorse a disposizione ed elaborare la strategia da mettere in atto per raggiungere gli obiettivi che ti sei posto.
La pianificazione è una hard skills project management che si apprende attraverso lo studio e l’esperienza.
É un aspetto del lavoro del project manager che fonda su conoscenze teoriche, ma anche sull’utilizzo di strumenti tecnici e tecnologici, come software appositivi: il tuo percorso di apprendimento non deve trascurare né l’una né l’altra componente.
Gestione dei rischi
La gestione del rischio è quella attività volta a identificare, valutare, prevenire, e – infine – mitigare i rischi.
L’obiettivo del risk management è quello di evitare i problemi, piuttosto che essere costretti a risolverli dopo che si sono presentati, o perlomeno identificare un piano di azione adeguato.
In questo le lessons learned costituiscono un aiuto prezioso.
Controllo budget
Identificare e ottimizzare le risorse a tua disposizione è parte del tuo lavoro di project managing.
Delle risorse a disposizione di un progetto fanno parte anche le risorse umane (quante persone hai a disposizione per lavorare ad un singolo compito? E per l’intero progetto?), ma molto spesso ti troverai a dover fare i conti con un budget prestabilito.
Il budgeting consiste nell’identificare un piano spese: come spenderai il budget a disposizione? Come suddividerai le spese? Su quale aspetto vorrai investire di più e su quale, invece, puoi permetterti di risparmiare?
Il budgeting è una project management skills piuttosto tecnica e poco appassionante, ma essenziale.
Padronanza con i Software di project management
L’attività di project management si avvale di molti strumenti tecnologici che sono, nella maggior parte dei casi, software.
Project planning, budgeting, e tantissimi altri aspetti del project management vengono curati in modo efficace attraverso programmi software specifici o integrati.
Una delle hard skill che dovrai sviluppare è pertanto quella legata all’utilizzo di questi strumenti: devi imparare ad utilizzare i software di project management.
Capacità di negoziazione
Nel tuo lavoro di project manager ti troverai costantemente a dover mediare tra le aspettative dei clienti e degli stakeholders, le richieste del tuo superiore, le esigenze del tuo team. Tutti questi bisogni diversi devono confluire in un obiettivo comune: qui entra in gioco la capacità di negoziazione del project manager.
Buona scrittura
Non sottovalutare questo aspetto e impara come comunicare al meglio attraverso la scrittura.
La comunicazione è una soft skill importante, e gran parte di essa avverrà attraverso la scrittura di email, documenti, messaggi, etc.
La scrittura è un mezzo di comunicazione diverso da quello verbale.
Un testo o contenuto ben scritto fa la differenza e contribuisce al raggiungimento dei risultati molto più rapidamente, rispetto una scrittura non curata.
Capacità di delega
Per quanto può risultare difficile, la delega è una una skill importante per il successo del progetto.
Delegare i compiti ai tuoi collaboratori è fondamentale per liberare del tempo necessario a svolgere attività di alto valore nell’ambito della gestione dei progetti.
Non dimenticare inoltre che, se responsabilizzi i tuoi collaboratori delegando attività importanti, avrai la possibilità di rafforzare lo spirito di squadra e la motivazione di ognuno dei tuoi collaboratori.
Soft skills
Comunicazione
La comunicazione è la soft skill di project management più importante.
Non puoi essere un buon leader, né far parte di una squadra in modo efficiente, se non hai buone doti comunicative.
Non sto parlando solo di saper scrivere bene o di carisma ed estroversione, ma della vera e propria abilità di trasmettere ai membri del team obiettivi, rischi, problemi, e istruzioni relativi al progetto.
Potresti trovarti a dover proporre progetti a degli stakeholders che possono essere clienti o investitori o a discutere con il tuo sponsor di criticità individuate durante il percorso di gestione.
Un project manager ha bisogno di avere buone qualità comunicative, chiarezza, sintesi, carisma, e proprietà di linguaggio.
Ascolto e osservazione
Un buon project manager è un buon ascoltatore e osservatore.
L’attenzione ai dettagli e l’apertura verso le osservazioni degli altri membri del team offrono un punto di vista migliore sul progetto al quale si sta lavorando.
Come ho già accennato, prevenire i rischi è meglio di risolvere i problemi: in questo, l’ascolto e l’osservazione sono soft skills chiave.
Lavoro di squadra
Il project management è un lavoro di squadra. Lavorare ad un progetto, da leader o membro del team, non può prescindere dall’abilità di collaborare all’interno di un team.
Gestione priorità
Il project manager deve saper valutare le priorità. Stabilire le priorità rientra nell’attività di ottimizzazione delle risorse, e consiste nel gestire tempo e risorse del tuo team, ma anche il tuo personale.
Pensiero critico
Molto spesso, il project manager si trova a dover affrontare ostacoli, problemi, idee contrastanti, e simili.
In questi casi, è importante non lasciarsi guidare dai propri bias, né dall’interesse personale: in una parola, occorre avere e sviluppare pensiero critico (critical thinking).
Leadership
Saper guidare un team è un’abilità che va coltivata e sviluppata: significa avere la visione generale sui tuoi progetti e sul tuo team, essere di ispirazione e motivazione, diventare un punto di riferimento sia per i tuoi collaboratori che per clienti e stakeholders.
Un leader deve anche avere un buon rapporto con la responsabilità: se guidi un team di project management, l’intera responsabilità del progetto ricade su di te.
Etica Lavorativa
L’etica del lavoro è la condotta professionale tenuta da un lavoratore in qualsiasi campo.
In quanto project management, la tua etica dovrebbe essere volta a raggiungere gli obiettivi relativi ai progetti, a non lasciarti guidare da pregiudizi, né da interessi personali.
L’etica riguarda anche la consapevolezza delle tue responsabilità, del tuo ruolo, e dei tuoi limiti.
Traits
Creatività
Il project management ha due facce: quella più tecnica e teorica, e quella creativa.
Ogni skills project management si costituisce di questi due aspetti, pertanto un project manager è bene che sia anche una persona creativa.
Tutte le hard skills di cui abbiamo parlato, pur essendo per definizione competenze tecniche, richiedono una buona dose di creatività.
Ordine
In una professione in cui la pianificazione ha un ruolo così importante, l’ordine è fondamentale.
L’ordine del project management è anche ordine mentale.
La capacità di organizzare processi mentali, priorità, suddividere le complessità in task più semplici possono fare la differenza, specialmente nei momenti di crisi e per i progetti più complessi.
Tenacia
Il project management è un percorso che incontra ostacoli, sfide, e limiti.
Il project manager di indole tenace ha una reazione migliore rispetto agli aspetti negativi che possono incontrarsi: invece che subire il colpo, egli tende a reagire anche con strategie di problem solving motivando il team a fare altrettanto.
