I progetti in azienda possono nascere per perseguire obiettivi molto diversi tra loro, ma – come saprai – è possibile standardizzare il modo in cui si lavora a quegli obiettivi attraverso delle strategie formalizzate di project management. Ogni progetto, per esempio, si costituisce di fasi specifiche (vedi Quali sono le fasi di un progetto) e ogni progetto ha bisogno di una sua scheda progetto o, in gergo tecnico, project charter.
In questo articolo, vogliamo scoprire cos’è un project charter, analizzarne l’importanza, e anche imparare come si redige questo documento fondamentale per l’avvio di qualsiasi progetto.
Cos’è il project charter?
Il project charter è un documento che raccoglie tutte le informazioni che riguardano e che identificano il progetto nelle sue primissime fasi. La scheda progetto deve essere redatta durante l’avvio del progetto: solitamente è proprio durante il cosiddetto Kick-Off Meeting che il project charter viene redatto, approvato, e condiviso tra i membri del team.
Le informazioni contenute e specificate nel project charter riguardano la visione generale del progetto, gli obiettivi da raggiungere, le risorse a disposizione, il target di persone a cui è rivolto, la scadenza temporale entro la quale si vogliono raggiungere i risultati, e anche informazioni circa il gruppo di lavoro che parteciperà al progetto.
Perché il project charter è così importante?
La scheda progetto è importante perché definisce, sin dalla sua genesi, la visione del progetto: quali sono gli obiettivi da raggiungere e come, e con cosa, si pianifica di raggiungerli. Il project charter può essere considerato come una linea guida che regola e indirizza il progetto durante tutto il suo corso, stabilisce i suoi ritmi, e costituisce un costante punto di riferimento.
La scheda progetto ha anche altre importanti funzioni:
- Serve ad approvare e autorizzare ufficialmente il progetto;
- Serve a proporre un progetto a un superiore e ottenere l’autorizzazione a procedere;
- Serve a rendere la tua presentazione del progetto più efficace;
- Serve a “vendere” il progetto agli stakeholder defiendo quale sarà il loro ritorno sull’investimento.
Come si redige un project charter?
Un project charter dovrebbe specificare determinati parametri. Capendo quali sono questi parametri, capirai come redigere un project charter, su cosa devi riflettere in fase di avvio del progetto, e, soprattutto, come formalizzare – ovvero mettere nero su bianco – tutti i diversi aspetti del progetto. Il project charter fa parte della documentazione fondamentale che deve far parte di ogni progetto.
Come vedrai, puoi partire dal definire gli aspetti più generali, e poi scendere sempre più nel dettaglio.
Stabilire la visione del progetto
Stabilire la visione generale è la fase preliminare di ogni progetto e di ogni project charter. Anche la visione del progetto va formalizzata al’interno della scheda progetto, specificando i seguenti parametri:
- Titolo del progetto: scegliere il titolo del progetto non è solo una formalità, qualcosa da scrivere in cime alla pagina dei documenti. E’, in realtà, un aspetto tecnico: definisce le parole con le quali, per tutta la durata del progetto e forse anche in futuro, ci si riferirà al progetto. E’ una definizione che verrà condivisa all’interno dell’azienda che andrà ad identificare immediatamente il progetto al quale stai lavorando, hai lavorato, o stai per lavorare.
- Breve descrizione del progetto: il titolo può servire a identificarlo, ma non basta da sé a descrivere un progetto. Una breve descrizione del progetto è utile a identificare immediatamente obiettivi e pianificazione.
- Obiettivi del progetto: nel project charter, gli obiettivi vanno specificati in maniera dettagliata e accurata. Ecco perchè una sezione della scheda progetto è dedicata proprio alla specificazione degli obiettivi.
Organizzare il progetto
Alcuni dei parametri da specificare nel project charter riguardano l’organizzazione del progetto. Essi sono:
- Destinatari: oltre agli obiettivi, in fase di avvio del progetto si identificano anche i destinatari del progetto, che vanno specificati in una apposita sezione del project charter.
- Risultati attesi: questo parametro può sembrarti simile a quello degli obiettivi, ma qui vanno specificati gli aspetti più tecnici. I risultati attesi si esprimono in termini quantificabili; inoltre, possono essere anche identificate delle cosiddette milestones di progetto: traguardi intermedi che scandiscono l’andamento del progetto.
- Requisiti: gli obiettivi del progetto dovranno essere tradotti in elementi di carattere tecnico e funzionale; otterrai in questo modo i requisiti, i quali devono essere specificati nel project charter.
I requisiti costituiscono parametri misurabili, condizioni, che devono essere soddisfatte dal prodotto o servizio per essere conforme a quanto richiesto dai destinatari del progetto (clienti, sponsor…). Oltre ad essere formalizzati, i requisiti devono essere anche approvati dagli stakeholder.
Risorse del progetto
Un aspetto importante della fase di avvio del progetto è quello di identificare le risorse a disposizione. Non commettere l’errore di limitarti a considerare solo l’aspetto del budget: le risorse a disposizione del progetto sono anche costituite anche dal numero di persone che lavorano al progetto. Una sovrastima delle risorse umane a disposizione del progetto, per esempio, può essere fatale per la sua riuscita.
- Gruppo di lavoro: nella scheda progetto specificherai chi andrà a far parte del team che lavorerà al progetto.
- Budget: il project charter aiuta a inquadrare le risorse a disposizione. Oltre che le risorse umane a disposizione (indicate nella sezione Gruppo di lavoro) un’altra risorsa importante è sicuramente costituita dal budget.
Verifica del progetto
La fase di verifica del progetto sarà molto importante. Oltre a una scadenza, dovrai identificare sin da subito secondo quali parametri valuterai il tuo progetto. Per questo, nel project charter individuerai:
- Stabilire i KPI: i KPI sono metriche misurabili secondo le quali valuterai il tuo progetto. Come misuriamo il successo del tuo progetto? In termini di vendite, traffico sul sito web, affluenza presso un punto di vendita… I KPI vanno stabiliti all’avvio del progetto e indicati nel project charter.
- Scadenza: infine, stabilire una scadenza per il progetto entro la quale prevedi di aver raggiunto gli obiettivi.
Stakeholder coinvolti
Infine, nel project charter dovrai anche indicare quali sono gli stakeholder coinvolti. Possiamo definire “stakeholder” tutti coloro che sono influenzati dall’andamento del progetto e che quindi sono interessati al suo risultato. Gli stakeholder possono essere interni o esterni all’azienda, ma sono genericamente manager aziendali, oppure sponsor, ma anche semplicemente i clienti o gli utenti di una attività commerciale o servizio (per una definizione più dettagliata, consulta l’articolo Chi sono gli stakeholder di un progetto).
Chiunque siano, dovrai specificarli chi sono gli stakeholder coinvolti in uno specifico campo della tua scheda progetto.
Abbiamo appena specificato e analizzato uno ad uno tutti i campi e le sezioni che dovrebbero essere incluse nella tua scheda progetto. Ti mettiamo anche a disposizione un modello di scheda progetto che puoi scaricare.
