Le fasi di un progetto: Quali sono?

Le cinque fasi (o processi gestionali) che definiscono il ciclo di la vita del progetto sono: Avvio, pianificazione, esecuzione/implementazione, controllo e chiusura.

Il Project Management Institute (PMI), in quanto principale associazione professionale nel campo del project management, si è occupato in diverse occasioni di definire quali sono le fasi di un progetto, vediamole di seguito.

Avvio del progetto

Questa fase inizia con la ricezione del mandato di progetto. Questo è un documento sottoscritto dal committente o dallo sponsor e contiene le richieste e le necessità che motivano generalmente l’inizio del progetto. 

In questa fase vengono definiti gli obiettivi SMART sul quale si baseranno tutte le scelte e le attività di progetto.
Dovranno essere ben definiti gli stakeholder di progetto e le loro aspettative. Questo ti aiuterà a gestire le comunicazioni e le relazioni in modo efficace durante il progetto.

Considera di definire un piano di incontri per coinvolgere attivamente gli stakeholder nel progetto. Questo potrebbe includere interviste, workshop, incontri regolari e canali di comunicazione dedicati.

Prepara un matrice SWOT per identificare i punti di forza, di debolezza, le opportunità e le minacce del progetto. Questo ti aiuterà a valutare il potenziale successo e a definire strategie di mitigazione per i rischi.

Inoltre sarà necessario ricavare le informazioni di massima riguardo tempo necessario, persone e costi.

Per concludere questa fase è necessario ottenere il via libera del progetto (detto semplicemente “GO”). Sarà pertanto necessario effettuare una presentazione del progetto agli sponsor e agli stakeholder. 

Di norma nella fase di avvio del progetto viene fatta anche una riunione chiamata Kick-Off Meeting (KOM), il cui obiettivo e riunire gli attori coinvolti per valutare gli aspetti principali del progetto. 
La riunione di norma volge al termine con la redazione e approvazione della scheda di progetto (Project Charter).

Pianificazione del progetto

Una volta che il progetto è stato avviato, occorre pianificarlo nei minimi dettagli. 

In questo processo sono previste attività che riguardano:

• Scopo e obiettivi: Una descrizione dettagliata di ciò che il progetto intende realizzare.
  
  
• Attività e compiti: Un elenco dettagliato di tutte le attività necessarie per completare il progetto, scomposte in compiti più piccoli e gestibili.
  Utilizza la Tabella RACI: Si tratta di uno strumento utile per misurare l’assegnazione delle responsabilità in relazione alle attività per le quali queste sono responsabili.
  Grazie alla matrice Raci tutte le persone coinvolte in un progetto potranno conoscere quali sono i loro compiti.
  
  
• Sequenza e dipendenze: La sequenza in cui le attività devono essere eseguite e le eventuali dipendenze tra di esse.
  Utilizza la WBS (Work Breakdown Structure): Si tratta di uno strumento usato nella pratica del project management e ti aiuteranno nell’organizzazione delle attività di cui sei responsabile. 
  
  
• Tempi e scadenze: La stima di dettaglio del tempo necessario per completare ogni attività e le scadenze per il raggiungimento degli obiettivi / Milestone di progetto
  
  
• Risorse: Le risorse umane, materiali e finanziarie necessarie per completare il progetto.
  
  
• Budget: Una stima dettagliata dei costi del progetto.
  
  
• Piano di comunicazione: Un piano per comunicare le informazioni relative al progetto agli stakeholder.
  
  
• Piano di gestione dei rischi: Un piano per identificare, valutare e mitigare i potenziali rischi per il progetto.

Esecuzione

Per esecuzione si intende una serie di attività coordinate che consentono la realizzazione di quanto pianificato.

In questa fase vengono assegnate le diverse attività alle relative risorse e vengono eseguite secondo quanto pianificato.

I progressi del progetto vengono monitorati e confrontati con il piano. Vengono identificate eventuali deviazioni e vengono prese le misure correttive necessarie.

Dalle informazioni ottenute da queste riunioni, in quanto a capo del progetto, devi mantenerne la direzione ed il controllo, monitorando passo dopo passo i report di avanzamento dei lavori con quanto programmato nella fase precedente.

Inoltre gli stakeholder devono essere aggiornati ed allineati regolarmente, in modo tale da tenerli ingaggiati.

Monitoraggio e controllo del progetto

Poi, è la vota del monitoraggio del lavoro. Devi sempre tenere sott’occhio come prosegue il progetto. A fronte di scostamenti da quanto pianificato, urgono dei correttivi? La tempestiva attuazione delle modifiche permette di fronteggiare al meglio eventi inaspettati.

Per controllo, invece, s’intende verificare che l’esecuzione coincida con la baseline definita in fase di pianificazione. Il controllo viene generalmente effettuato grazie l’aiuto delle metriche di progetto.

Chiusura

La chiusura di un progetto rappresenta la fase finale del ciclo di vita progettuale, un momento cruciale per formalizzare il completamento del lavoro, valutare i risultati ottenuti, trarre lezioni apprese e preparare il terreno per future iniziative.
Purtroppo questa fase viene spesso presa sottogamba, ma rimane di fatto una fase cruciale per valutare se il progetto ha realmente avuto successo o meno.

In questa fase infatti deve essere verificato se gli obiettivi SMART del progetto sono stati raggiunti in toto o parzialmente.
Generalmente vengono anche richiesti tramite sondaggio feedback e commenti.

In questa fase deve essere raccolta e archiviata tutta la documentazione inerente al progetto. 
E’ proprio in questa fase che vengono sistemate e archiviate le preziosissime Lessons Learned (“lezioni apprese”).

La conclusione di anche questa fase avviene attraverso l’invio della comunicazione ufficiale della chiusura del progetto a tutti gli stakeholder interessati, informandoli sui risultati ottenuti e sulle lezioni apprese.
Se necessario, si dovrà organizzare una presentazione finale per condividere i risultati del progetto con gli stakeholder chiave e celebrare il successo raggiunto.

IMPORTANTE!!

Non dimenticarti di fare la valutazione delle prestazioni del team per il loro impegno al progetto e sopratutto fai in modo che venga riconosciuto un contributo a tutti i membri del team per il loro impegno, la loro dedizione e il loro lavoro svolto. 

Prenditi il tempo per celebrare il raggiungimento degli obiettivi e il successo del progetto con il team e gli stakeholders, sarà un gesto estremamente apprezzato 😉